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Emploi - Secrétaire administrative et comptable (H/F)

La Direction des Sports et de la Vie Associative recherche un(e) Secrétaire administrative et comptable (H/F). La date de clôture du dépôt des candidatures est fixée au mercredi 18 septembre 2019.

Poste à temps complet ouvert aux agents de catégorie C avec expérience de la fonction publique ou contractuels.

Sous l’autorité du Directeur, le ou la Secrétaire administrative et comptable intègre la Cellule Administrative et Financière (CAF) de la Direction des Sports et de la Vie Associative (DSVA). A ce titre, l’agent travaillera plus particulièrement au service Evénementiel et Logistique, au profit de l’unité Festivité et Logistique. La plupart des tâches administratives et financières sont mutualisées au sein de la CAF afin de permettre une large polyvalence et un soutien mutuel au sein de la DSVA.

L’agent devra avoir également une connaissance approfondie en matière de gestion comptable. La DSVA est composée d’environ 42 agents. Le service Evènementiel et Logistique est composé d’une unité "Logistique et Festivités" et d’une unité "Pilotage technique des manifestations". Il compte 8 agents. La
Cellule Administrative et Financière compte 4 agents.

 

POSITION INSTITUTIONNELLE :

Liaison hiérarchique : sous l’autorité du Directeur des Sports et de la Vie Associative, de la responsable de la CAF, et du futur responsable du service Evénementiel et Logistique.
Liaison fonctionnelle : avec l’ensemble des services de la DSVA, l’ensemble des services de la collectivité. Au contact direct des partenaires traditionnels de la DSVA, notamment les associations, les usagers, l’Education Nationale, les partenaires institutionnels et privés.

 

MISSIONS PRINCIPALES :

VIE ASSOCIATIVE / LOGISTIQUE ET FESTIVITES

  • effectuer le secrétariat de l’unité logistique et festivités, en lien avec son responsable
  • préparer et suivre les dossiers de la logistique
  • saisir les congés sur le logiciel Chronotime
  • assurer l'accueil téléphonique et physique du service
  • travailler en lien avec le coordinateur technique des manifestations, notamment pour le forum des associations,
  • tenir à jour le répertoire associatif romanais
  • tenir à jour le répertoire associatif dans le logiciel Atal et saisir les subventions
  • gérer le chrono Label Marianne
  • effectuer la facturation des manifestations (internes, associatives, personnelles, privées) et son suivi
  • (relance, transfert vers la Trésorerie Principale)
  • assurer la régie de la logistique et des salles de conférences
  • tenir à jour le calendrier festif
 

MISSIONS SECONDAIRES, POLYVALENCE DU POSTE (au sein de la CAF de la DSVA) :

  • être le correspondant « archives » pour la DSVA
  • gérer des courriers ou des notes (notamment le suivi sur les différents logiciels)
  • assurer l'accueil téléphonique et physique de la DSVA
  • centraliser les « indicateurs d'activité »
  • préparer et rédiger des comptes rendus de réunions
  • remplacer un agent de la CAF et prendre en compte temporairement ses missions
 

CAPACITES ET QUALITES SPECIFIQUES REQUISES :

  • Formation niveau BAC et diplômes souhaités dans les domaines administratif et comptable
  • Connaissance institutionnelle des communes et des associations
  • Connaissances des principes de la comptabilité publique
  • Aptitudes à suivre un budget
  • Connaissance des réseaux associatifs et de leur fonctionnement
  • Qualités rédactionnelles
  • Maîtrise de la bureautique, et notamment des logiciels : WORD, EXCEL, POWERPOINT, ASTRE, DEMABOX, CHRONOTIME, ATAL…
  • Maîtrise des techniques de prise de notes et de comptes rendus de réunion
 

SAVOIR ÊTRE :

  • Savoir travailler en équipe et en transversalité
  • Aptitudes relationnelles : accueil, écoute et analyse
  • Organisation et rigueur
  • Autonomie et discrétion
  • Esprit d'initiative
  • Sens du service public
 

CONTRAINTES SPECIFIQUES AU POSTE :

Exceptionnellement, horaires décalés ou le week-end selon les besoins liés aux manifestations ou aux festivités.

 

Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter Monsieur Henri CHAMBRIS, Directeur de la DSVA, au 04 75 45 89 48.

 

La date de clôture du dépôt des candidatures est fixée au mercredi 18 septembre 2019.

Les candidats retenus seront auditionnés fin septembre 2019.

 

Nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation & CV) à Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines – Place Jules Nadi – CS 41012 – 26102 Romans sur Isère Cedex ou directement sur l'espace citoyens.