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Emploi - assistant de la direction satisfaction usagers

La direction satisfaction usagers recrute un assistant (H/F). La date de clôture du dépôt des candidatures est fixée au 20 mars 2020.

Poste à temps complet ouvert aux agents de catégorie B avec expérience de la fonction publique ou aux contractuels


Position institutionnelle : liaison hiérarchique : sous l’autorité de la Directrice Satisfaction Usagers et liaison fonctionnelle : en interne : avec l’ensemble des services de la collectivité / en externe : avec les usagers et les partenaires institutionnels.

 

Missions principales :

  • Assurer l'organisation de la vie de la direction (agenda, transmission des informations, organisation, planification et suivi des réunions, des déplacements...)
  • Assurer la gestion de tous types de courriers et notes, archivage et classement des dossiers
  • Assurer le suivi des projets et activités de la direction en intégrant les objectifs de celle-ci : démarche qualité, satisfaction, efficience
  • Assurer la communication au sein de l'ensemble des services de la direction
  • Être le correspondant des services de la direction et des autres directions : relais pour les questions de ressources humaines et la communication interne en partenariat avec les directions concernées
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction : renseigner les interlocuteurs ou les diriger vers les interlocuteurs compétents, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
  • Assurer et être le relais de la mise en œuvre et du suivi des indicateurs d'activité et de satisfaction de l'ensemble des directions de la collectivité (collaboration dans la préparation et l'animation des revues de processus > support technique, mise en place et évolution des outils de suivi)

 

Missions complémentaires :

  • Être le relais de l'assistante administrative du dispositif « Allô Madame le Maire » :

-    effectuer le traitement informatique des demandes du dispositif, de la prise en compte à la résolution

-    être le garant du retour à l'usager

-    reformuler et orienter les demandes des usagers

-    réceptionner les appels du dispositif

  • Renforcer ponctuellement le service Mairie [+] sur des missions administratives (Affaires Générales et Etat Civil)

 

Savoirs :

  • Avoir une bonne connaissance de l'organisation administrative de la collectivité, du territoire et des partenaires institutionnels
  • Avoir connaissance des outils et des règles internes de fonctionnement de la collectivité
  • Savoir utiliser de façon optimale l'outil informatique et certains logiciels métiers (Virtuose...)

 

Savoir-faire requis :

  • Avoir des capacités d'accueil et le sens des relations publiques
  • Savoir s'exprimer de façon claire et synthétique à l'oral comme à l'écrit
  • Savoir organiser son travail sur des tâches et des missions différentes
  • Savoir rendre compte
     

Savoir-être :

  • Avoir le sens du service public
  • Faire preuve de discrétion et de neutralité
  • Être rigoureux et méthodique
  • Être disponible
  • Avoir des capacités d'adaptation et de réactivité


Pour tout renseignement sur le poste vous pouvez contacter Madame Laëtitia GIOL-JUVENET (Directrice Satisfaction Usagers) au 04 75 05 51 51, poste 1202


La date de clôture du dépôt des candidatures est fixée au 20 mars 2020


Les candidats sélectionnés seront auditionnés mi-avril 2020

 

Nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines - Place Jules Nadi - CS 41012 - 26102 Romans sur Isère cedex ou directement sur l'espace citoyens.